NCM e NBS: como cadastrar produtos e serviços corretamente na empresa

Imagine uma empresa de climatização que vende e instala os aparelhos. Ao incluir essas operações no sistema, não basta pesquisar “ar-condicionado” e “instalação” e escolher os códigos que parecem mais próximos.Antes de preencher o cadastro pela Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e pela Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS) , é preciso saber exatamente o que está sendo vendido ou prestado. Uma informação incompleta nessa etapa pode levar à classificação errada e carregar o problema para a rotina fiscal da empresa.O InfoMoney conversou com especialistas para mostrar o que deve ser conferido antes do cadastro, onde pesquisar os códigos e como agir quando houver dúvida sobre a classificação.Leia também: Nota fiscal: 3 pontos que as empresas devem acompanhar com a contabilidadeO que conferir antes de pesquisar a NCM e NBS?O trabalho começa antes da busca pelo código. Para cadastrar uma mercadoria, a empresa precisa identificar exatamente o produto, e não apenas o nome usado na venda.Segundo Jorge Segeti, vice-presidente do Sescon-SP, é preciso observar características como composição, função, princípio de funcionamento, aplicação, potência, capacidade e forma de apresentação. Dependendo da mercadoria, dimensões, processo de fabricação e grau de elaboração também podem pesar na análise.Isso importa porque dois equipamentos vendidos sob o mesmo nome comercial podem ter características técnicas diferentes e, por consequência, exigir classificações distintas.Vanderlei Goulart, contador e diretor-presidente da Meta Assessoria Empresarial, recomenda reunir documentos que sustentem essa identificação, como:ficha técnica;catálogo e manual;fotografias e rótulos, quando aplicáveis;laudos e outros documentos técnicos.Para serviços, a análise muda. Segeti orienta identificar o objeto da contratação, as atividades executadas, a forma de prestação, as responsabilidades das partes e os resultados entregues. Também é preciso verificar se há licenciamento, cessão de direitos, disponibilização de mão de obra, transferência de tecnologia ou outra operação com intangíveis.Goulart resume o critério: é preciso entender exatamente o que foi contratado e o que será entregue. No exemplo da empresa de climatização, o aparelho exige informações técnicas do equipamento; a instalação, o conteúdo efetivo do serviço prestado.Como pesquisar o código correto NCM?Para mercadorias, Segeti recomenda consultar a nomenclatura vigente no Sistema Classif, da Receita Federal, além das Regras Gerais de Interpretação, das Notas de Seção e de Capítulo, das Notas Explicativas do Sistema Harmonizado e das Soluções de Consulta já publicadas.Essas referências cumprem papéis diferentes. A descrição da posição indica um possível enquadramento, enquanto as notas e as regras de interpretação ajudam a confirmar se aquela escolha realmente corresponde às características da mercadoria.Goulart chama atenção para um erro recorrente: encerrar a pesquisa assim que aparece uma descrição semelhante à do produto. Se dois ou mais códigos parecerem possíveis, é preciso verificar as notas aplicáveis, seguir as regras de interpretação e pesquisar se já existe entendimento oficial para uma mercadoria igual ou semelhante.Na prática, isso exige avançar da descrição comercial para a análise técnica. Em alguns casos, a matéria constitutiva será determinante; em outros, a função principal, o princípio de funcionamento, a finalidade ou a forma de apresentação terão maior peso.A empresa também deve registrar como chegou à conclusão. Segeti recomenda preparar uma memória técnica ou parecer fundamentado e manter junto dele os documentos usados na análise, como ficha técnica, catálogo, manual, fotografias, laudos e precedentes oficiais.Esse registro permite recuperar não apenas qual código foi usado, mas quais características do produto e quais regras sustentaram a decisão. Isso ganha importância quando o cadastro passa por revisão interna ou quando a empresa precisa justificar posteriormente o enquadramento adotado.E para encontrar a NBS?Na classificação de serviços, o ponto de partida é a operação efetivamente realizada. Segundo Goulart, o nome dado à prestação no contrato ou na nota fiscal não basta para definir o código.Dois contratos chamados de “consultoria”, por exemplo, podem envolver atividades, responsabilidades e entregas diferentes. Por isso, a empresa precisa olhar para o conteúdo da operação, e não apenas para a forma como o serviço foi batizado comercialmente.Segeti chama atenção ainda para uma confusão frequente: tratar NBS, CNAE e lista de serviços do ISS como referências equivalentes. Cada uma atende a uma finalidade própria, e a atividade principal da empresa, por si só, não define a classificação de uma prestação na NBS.Para chegar ao enquadramento, Segeti recomenda analisar o objeto contratado, as atividades executadas, a forma de prestação, as obrigações das partes e os resultados previstos, além das regras e Notas Explicativas da própria nomenclatura.Nos contratos mais complexos, a empresa precisa verificar se existem operações distintas dentro da mesma contratação, especialmente quando há combinação de serviço, licenciamento, cessão de direitos, transferência de tecnologia ou fornecimento de mão de obra. Nesses casos, enquadrar todo o contrato automaticamente em um único código pode esconder diferenças relevantes entre as operações.The post NCM e NBS: como cadastrar produtos e serviços corretamente na empresa appeared first on InfoMoney.