O que fazer quando há mais trabalho do que sua equipe consegue absorver

Veja como encontrar um meio-termo saudável quando o volume de trabalho aumenta, mas os recursos para dar conta de tudo diminuem.Enfrente o problema de recursosEnvolva sua equipe na busca por soluções. Como eles vivenciam a operação no dia a dia, podem enxergar alternativas que passam despercebidas pela liderança. Experimente dizer: “Recebemos a missão de incorporar uma nova prioridade. Com tudo o que já temos em andamento, preciso da opinião de vocês sobre o que pode ser pausado, reduzido ou cortado para abrir espaço.”Advogar junto à liderança também é essencial. Em cargos mais altos, parte do trabalho é fornecer ao conselho e aos executivos uma visão realista dos riscos e das condições necessárias para alcançar resultados. Isso pode significar negociar um prazo maior, pedir apoio de um contratado temporário ou buscar recursos emprestados de outra área.Antes de realocar pessoas, alinhe-se com seu próprio gestor. Um aviso simples, como “estamos retirando recursos do projeto X para avançar no projeto Y”, evita questionamentos posteriores e serve de exemplo de transparência para toda a organização.Transforme seu raciocínio em algo visívelGrande parte das decisões sobre prioridades e concessões fica apenas na cabeça dos líderes. Tornar esse processo explícito ajuda o time a agir com mais autonomia.Explique aos seus principais subordinados:Como você toma decisões, incluindo quem consulta, quais informações considera essenciais e como avalia fatores concorrentes, como custo e qualidade.O que significa “bom o suficiente” neste momento, já que o padrão pode mudar diante do aumento de demandas. Deixe claro quando uma versão simplificada de uma entrega é aceitável e quais são seus limites.Em que situações você deve ser envolvido. Por exemplo, quando um determinado stakeholder entra na discussão ou quando um valor financeiro específico é ultrapassado.Delegue autoridade, não apenas tarefasSeus gestores diretos podem estar absorvendo atividades que poderiam ser executadas por suas próprias equipes. Na próxima conversa individual, pergunte: “O que você poderia repassar para outra pessoa do time, mesmo que seja algo pequeno?”Ajude-os a entender que delegar não significa transferir tarefas desagradáveis, mas oferecer a outras pessoas exposição a novas áreas do negócio e oportunidades de desenvolvimento.Faça o mesmo com áreas parceiras. Incentive seus líderes a identificar atividades que façam mais sentido em outros departamentos e autorize conversas sobre essa redistribuição de responsabilidades.Conecte a demanda ao que importa para a equipeA motivação das pessoas precisa superar a sensação de que estão apenas recebendo mais uma tarefa.Mostre claramente o que elas podem ganhar com o esforço adicional. Isso pode significar maior visibilidade com clientes estratégicos, responsabilidade ampliada sobre resultados financeiros ou uma experiência que favoreça futuras promoções.Também é importante explicar como a nova demanda contribui para as metas da área. Em vez de parecer apenas mais trabalho, ela passa a ser vista como um passo em direção a um objetivo relevante.Mantenha a cobrança com empatiaÀs vezes, o papel da liderança é sustentar expectativas mesmo diante de reclamações ou resistência.Quando a equipe entende que determinada prioridade não será revertida, tende a direcionar energia para encontrar soluções. Isso pode estimular criatividade e adaptação.Uma técnica útil é a do “disco riscado”: reafirmar calmamente a mesma mensagem. Exemplos:“Entendo que o timing é complicado, mas acredito que temos capacidade para atravessar este período. Vamos focar em como fazer isso acontecer.”“Sei que é um desafio, mas confio que vocês conseguem. Considerando que o prazo não pode ser alterado, quais alternativas podemos testar?”Lidar bem com períodos de sobrecarga é uma demonstração de maturidade executiva. Mostra que o líder sabe criar condições para entregar mais resultados sem assumir tudo sozinho, ao mesmo tempo em que desenvolve sua equipe.The post O que fazer quando há mais trabalho do que sua equipe consegue absorver appeared first on InfoMoney.